CHARGE(E) D’ACCUEIL ITINERANT – H/F

Présentation de l’employeur / Finalité du poste / Contexte

Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 120 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard d’euros.

Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c’est rejoindre une équipe qui s’investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnement… participez à l’évolution et à la construction de l’avenir d’un des départements les plus attractifs de France !

Finalité du poste / Contexte :

Sous l’autorité de la Responsable des Moyens Généraux de la Direction Territoriale (DT), en binôme, l’agent assure l’accueil général de la DT. Vient, également en renfort auprès des secrétariats des différents services de la Direction territoriale (Enfance, DIS, PMI-PS et Autonomie).

Missions principales

Accueil physique et téléphonique du public (selon un planning hebdomadaire):

  • Assurer en binôme la continuité de l’accueil
  • Gérer l’accès de la DT au public dans le respect des horaires définis par l’institution
  • analyser et retranscrire la demande de l’usager, détermine le degré d’urgence et les orienter
  • organiser l’affichage des informations relatives au territoire dans la salle d’attente
  • accueillir et orienter les professionnels internes et externes à l’institution et les partenaires
  • renseigner et aider à la compréhension sur les dossiers sociaux
  • Assurer la transmission des documents aux usagers
  • Gérer l’accès de la DT au public dans le respect des horaires définis par l’institution

Soutien administratif et logistique

  • soutien administratif (élaboration – rédactions de documents…)
  • Être le référent du logiciel de réservation des véhicules de services (Logau) et soutien dans la gestion et l’entretien du parc de véhicules
  • Transmettre et saisir des demandes de formation
  • Traiter des demandes d’interventions et commandes pour le bâtiment
  • Traiter les demandes d’accès (informatique et bâtiment)
  • Apporter un appui dans la gestion des commandes du bâtiment (fournitures du bureau, mobilier, matériel informatique, matériel de protection etc.).

Renfort auprès des différents secrétariats de la Direction :

  • Gestion du courrier
  • Accueil téléphonique et physique
  • Saisie des dossiers en cours sous le logiciel métier SOLIS
  • Classement / archivage

Compétences, qualités requises / conditions d’exercice

  • Savoirs et savoir-faire

– Compétences informatiques (maitrise de Word, Excel, Outlook)

– Capacité à décrypter la demande, la retranscrire et l’orienter vers le bon interlocuteur interne ou externe

– Maîtriser des techniques d’accueil, des règles de communication

– Maîtriser des techniques de secrétariat (prise de note, planification, classement/archivage, gestion de l’information, saisie des documents)

– Savoir renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité et de la Direction

– Connaissance du secteur médico-sociale est un plus

  • Savoir-être

– Grande capacité d’adaptation

– Rigueur et sens de l’organisation

– Dynamisme

– Sens de la hiérarchie et discrétion

– Sens du travail en équipe

Conditions d’exercice :

  • Possibilité de se déplacer sur l’ensemble du territoire de la Direction territoriale du Genevois
  • Temps de travail : 100%
  • Obligation d’être présent pendant les heures d’ouverture au public : 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 17h30

Si vous vous reconnaissez dans ce poste, le Département attend votre candidature avant le 15 mai 2022 !

Département de la Haute-Savoie

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